Als zelfstandige maak je vaak kosten in naam van of voor een klant. Denk aan verzendkosten, verplaatsingen, aankopen of administratiekosten. In veel gevallen wil je die doorrekenen aan de klant, maar dat moet op een correcte en transparante manier gebeuren. De fiscus maakt namelijk een onderscheid tussen voorgeschoten kosten en kosten die deel uitmaken van je eigen dienst. In dit artikel ontdek je wanneer je kosten mag doorrekenen, hoe je dat op je factuur vermeldt en hoe het zit met de btw.
Wat betekent kosten doorrekenen?
Kosten doorrekenen betekent dat je uitgaven die je in het kader van een opdracht hebt gemaakt, herfactureert aan je klant. Bijvoorbeeld:
- Je koopt materialen specifiek voor een project.
- Je betaalt verzendkosten voor een bestelling.
- Je maakt verplaatsingskosten of parkeerkosten voor een afspraak.
💼 Aanrader: Dexxter voor eenmanszaken
Op berekenbtw.be gebruik ik zelf Dexxter als mijn boekhoudsoftware. Het is overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en ideaal voor eenmanszaken die hun administratie slim willen aanpakken.
- Eenvoudige facturatie & uitgavenbeheer
- Snelle btw-aangifte
- Gemaakt voor starters en solo-ondernemers
Via mijn link krijg je €25 korting op je start. Win-win!
👉 Probeer Dexxter met €25 kortingTransparantie: dit is een referral-link. Jij krijgt €25 korting en ik ontvang ook een klein voordeel als je klant wordt.
Belangrijk is dat de kost rechtstreeks verband houdt met de geleverde prestatie of in opdracht van de klant werd gemaakt.
Twee soorten door te rekenen kosten
Niet elke doorgerekende kost wordt op dezelfde manier behandeld. De fiscus onderscheidt:
1. Kosten in jouw naam en voor jouw rekening
Dit zijn kosten die deel uitmaken van jouw dienst. Jij betaalt de leverancier, ontvangt de factuur op jouw naam en rekent vervolgens die kost door aan je klant.
Voorbeeld: je koopt drukwerk aan voor een klant, de factuur staat op jouw naam.
➡️ In dat geval moet je btw aanrekenen op het volledige bedrag, inclusief de doorgerekende kost.
Je factureert dus:
- Prijs van je dienst of product
- doorgerekende kosten
- btw op het totaalbedrag
2. Kosten in naam en voor rekening van de klant
Soms maak je uitgaven rechtstreeks namens de klant. De factuur wordt dan op naam van de klant uitgeschreven, maar jij betaalt tijdelijk het bedrag voor.
Voorbeeld: je boekt een vliegticket of betaalt inschrijvingskosten voor een event op naam van de klant.
➡️ Dit zijn voorgeschoten kosten. Je mag ze doorrekenen zonder btw, omdat jij enkel als tussenpersoon fungeert.
Je vermeldt dan op de factuur:
“Voorgeschoten kosten in naam en voor rekening van de klant — niet onderworpen aan btw (artikel 28, §5, W.Btw).”
Zo blijft het onderscheid voor de fiscus duidelijk.
Hoe vermeld je doorgerekende kosten op een factuur?
Om verwarring te vermijden, vermeld je doorgerekende kosten altijd apart op de factuur. Gebruik duidelijke omschrijvingen zoals:
- “Verplaatsingskosten project X”
- “Drukkosten brochure – doorrekening klant”
- “Voorgeschoten kosten (vliegticket in naam van klant)”
Vermijd vage termen zoals “extra kosten” of “diverse uitgaven”, want die kunnen leiden tot discussie met de fiscus of je klant.
Btw-regels bij doorgerekende kosten
De btw-behandeling hangt af van het type kost:
- Kosten in jouw naam en voor jouw rekening → btw verschuldigd over het totale bedrag.
- Kosten in naam van de klant → geen btw, als het duidelijk is dat jij enkel hebt voorgeschoten.
Twijfel je? Vraag altijd een factuur op naam van je klant wanneer de uitgave eigenlijk hun verantwoordelijkheid is. Dat voorkomt dat jij onterecht btw moet betalen.
Praktische tips voor correcte doorrekening
- Maak vooraf afspraken met je klant over kosten die kunnen worden doorgerekend.
- Bewaar bewijsstukken (facturen, tickets, bonnetjes) zodat je ze kunt verantwoorden.
- Vermeld duidelijk op de factuur of de kosten onderworpen zijn aan btw of niet.
- Gebruik aparte regels voor je eigen diensten en doorgerekende kosten.
- Controleer dat de facturen overeenstemmen met de bedragen die je doorrekent.
Kosten doorrekenen is perfect toegestaan, zolang je transparant bent en de regels correct toepast. Door een duidelijk onderscheid te maken tussen eigen kosten en voorgeschoten kosten, blijf je fiscaal in orde en behoud je het vertrouwen van je klanten. Zo vermijd je discussies en blijft je administratie overzichtelijk en professioneel.